Ministerul afacerilor Interne a emis Ordinul nr. 151 din 26 septembrie 2023 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996. Actul normativ se regăsește în Monitorul Oficial nr. 895 din 5 octombrie 2023.

     Potrivit art. 1 din Legea Arhivelor Naționale, constituie izvoare istorice şi alcătuiesc Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială, în condiţiile prezentei legi.

     Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul prezentei legi, se înţelege: acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, chemări, afişe, planuri, schiţe, hărţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum şi înregistrări foto, video, audio şi informatice, cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

     Articolul 1 din normele metodologice nou-emise prevede că Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, denumite în continuare norme metodologice reglementează aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Lege, după cum urmează:

1. procedura de notificare prevăzută la art. 18 alin. (5) şi (5^1) din Lege şi conţinutul acesteia;
2. datele care se introduc în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice prevăzut la art. 25 din Lege şi condiţiile privind gestionarea acestuia;
3. procedura de eliberare, reînnoire, suspendare şi retragere a autorizaţiei de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 19-21 din Lege;
4. termenul de eliberare a certificatelor, adeverinţelor, copiilor şi extraselor de pe documente.

    În vederea obţinerii autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea de servicii arhivistice, denumită în continuare autorizaţie de funcţionare, operatorul economic depune o cerere la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 8 la norme, însoţită de fotocopii ale documentaţiei pentru autorizare.

     Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Operatorul economic trebuie să deţină spaţii distinct amenajate pentru fiecare serviciu arhivistic supus autorizării. Prin excepţie, serviciile de legătorie şi restaurare pot fi prestate în acelaşi spaţiu.

     Se interzice trecerea prin spaţiile unde se prestează servicii arhivistice a conductelor de apă pluvială, gaze combustibile, a coşurilor şi canalelor de fum, precum şi amplasarea surselor de foc deschis. În spaţiile unde se prestează servicii arhivistice se interzice montarea oricăror instalaţii electrice improvizate.

     În termen de 15 zile calendaristice de la data depunerii cererii prevăzute la art. 10 din norme, structura Arhivelor Naţionale analizează documentaţia depusă pentru autorizare. Dacă documentaţia pentru autorizare este incompletă sau conţine înscrisuri care nu sunt edificatoare asupra îndeplinirii cerinţelor prevăzute de Lege, operatorului economic i se solicită completarea acesteia. Operatorul economic are obligaţia să transmită documentaţia solicitată în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea înştiinţării din partea Arhivelor Naţionale. În situaţia neîndeplinirii obligaţiei de către operatorul economic, structura Arhivelor Naţionale care a primit documentaţia o transmite Arhivelor Naţionale cu propunerea de respingere a cererii, invocând motivele care au stat la baza acestei propuneri.

     În cazul în care documentaţia pentru autorizare este completă, structura Arhivelor Naţionale comunică operatorului economic data la care se verifică respectarea condiţiilor de autorizare. Verificarea respectării condiţiilor de autorizare se efectuează în maximum 20 de zile calendaristice de la data depunerii complete a documentaţiei pentru autorizare.

     În urma verificărilor, Arhivele Naţionale eliberează autorizaţia de funcţionare, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 9 la norme, sau, după caz, înştiinţează în scris operatorul economic despre motivele respingerii cererii de autorizare.

     În termen de 5 zile calendaristice de la primirea înştiinţării care conţine motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale. Rezultatul contestaţiei este adus la cunoştinţa operatorului economic în termen de 10 zile calendaristice de la data înregistrării acesteia la Arhivele Naţionale.

     În vederea reînnoirii autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat depune o cerere, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 8 la norme, la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, cu cel puţin 90 de zile calendaristice înainte de expirarea termenului de valabilitate de 3 ani, însoţită de autorizaţia de funcţionare în original şi de documentaţia pentru autorizare, actualizată, necesară pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Până la reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorului economic autorizat i se eliberează o dovadă de funcţionare, conform modelului prevăzut în anexa nr. 12 la norme. În cazul divizării/fuziunii, operatorul economic nou-constituit parcurge procedura de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare, potrivit procedurii din prezentele norme metodologice.

    Dispoziții, pe larg, despre toate tipurile de autorizații de funcționare care sunt eliberate de Arhivele Naționale – click AICI