Ordinul Ministerului Educație nr. 4.634 din 10 iunie 2024 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 706 din 19 iulie 2024. Prezentul regulament asigură cadrul legal privind gestionarea actelor de studii şi a documentelor şcolare care se eliberează în sistemul naţional de învăţământ preuniversitar. Gestionarea implică: primirea, întocmirea, anularea, eliberarea, arhivarea şi casarea actelor de studii şi a documentelor şcolare, după caz. Actele de studii din sistemul naţional de învăţământ preuniversitar sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atestă finalizarea de către titular a unui nivel de învăţământ, cu sau fără examen de certificare/finalizare.

     În sistemul naţional de învăţământ preuniversitar se emit următoarele acte de studii:

1. Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenţii învăţământului de 8 ani, promoţiile de până în anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale - învăţământ seral/frecvenţă redusă;
2. Diplomă de absolvire a învăţământului gimnazial însoţită de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional;
3. Certificat de competenţă lingvistică, document care atestă nivelul de cunoaştere a limbii române obţinut în urma promovării examenului de competenţe în limba română de către persoanele care au dobândit o formă de protecţie internaţională sau un drept de şedere în România, precum şi pentru cetăţenii statelor membre ale Uniunii Europene şi ale Spaţiului Economic European, respectiv ai Confederaţiei Elveţiene şi care nu cunosc limba română;
4. Certificat de calificare profesională nivel 3, însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
5. Certificat de calificare nivel 4, însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
6. Certificat de calificare profesională nivel 5, însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
7. Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului însoţit de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional;
8. Diplomă de absolvire a 3 ani de liceu tehnologic însoţită de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional - începând cu promoţia de absolvenţi 2028;
9. Diplomă de absolvire a liceului însoţită de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional;
10. Diplomă de bacalaureat însoţită de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional;
11. Diplomă de bacalaureat - secţia bilingvă francofonă însoţită de foaia matricolă, parte a portofoliului educaţional;
12. Certificatul de competenţă lingvistică de comunicare orală în limba română însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
13. Certificatul de competenţă lingvistică de comunicare orală în limba maternă însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
14. Certificatul de competenţă lingvistică într-o limbă de circulaţie internaţională însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
15. Certificatul de competenţe digitale însoţit de suplimentul descriptiv al certificatului în format Europass;
16. Atestat de competenţe profesionale;
17. Atestat de competenţe lingvistice;
18. Atestat pentru predarea unei limbi străine în învăţământul primar;
19. Certificat de revalorizare a competenţelor profesionale;
20. Certificat de absolvire a învăţământului obligatoriu de nivel primar în Programul „A doua şansă“.

     Actele de studii se eliberează în original sau duplicat.

     În situaţia pierderii sau a furtului unui act de studii, titularul/împuternicitul depune la unitatea de învăţământ care a emis actul de studii original o cerere de eliberare a unui duplicat.

     Cererea de eliberare a duplicatului este însoţită de următoarele documente, care se arhivează cu termen de păstrare permanent la unitatea de învăţământ:

1. declaraţia notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul de studii a fost pierdut, precum şi alte precizări care să confirme dispariţia actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea menţiune: „actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanţie la o instituţie de stat sau particulară, din ţară sau din străinătate, şi nu a fost înstrăinat cu bună ştiinţă altei persoane fizice sau juridice“;
2. dovada publicării pierderii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;
3. copie conformă cu originalul după certificatul de naştere/căsătorie;
4. două fotografii color, format 3 x 4 cm.

     În urma analizării cererii depuse, consiliul de administraţie al unităţii de învăţământ aprobă eliberarea duplicatului. Pentru actele de studii prevăzute cu cod QR, unitatea de învăţământ sau, după caz, instituţia de învăţământ superior în care funcţionează unitatea de învăţământ care a eliberat actul de studii original solicită la Compania Naţională „Imprimeria Naţională“ - S.A. tipărirea unui nou formular de act de studii cu cod QR, cu avizul compartimentului de specialitate din cadrul Ministerului Educaţiei.

     Pentru actele de studii care nu conţin cod QR, duplicatul se întocmeşte pe baza documentelor aflate în arhiva unităţii de învăţământ care a emis actul de studii original, pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii, şi se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii originale. În cazul actului de studii care conţine ca element distinctiv codul QR, duplicatul va fi tipărit şi personalizat de către Compania Naţională „Imprimeria Naţională“ - S.A. în aceleaşi condiţii ca actul original.

     În cazul în care nu se mai găsesc formulare identice cu cele originale la nicio unitate de învăţământ de pe raza inspectoratului şcolar, se aplică prevederile art. 18 alin. (3) din regulament. Dacă la nivel naţional nu se găsesc formulare identice sau similare cu cele originale, destinate promoţiilor de elevi înmatriculaţi înaintea intrării în vigoare a Legii învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, se procedează la comandarea de la Compania Naţională „Imprimeria Naţională“ - S.A. a formularelor, conform modelelor elaborate în baza Legii învăţământului nr. 84/1995, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, în urma avizării de către compartimentul de specialitate din cadrul Ministerului Educaţiei. Duplicatele actelor de studii se completează în mod identic cu actul de studii original. În cazul în care pe actul de studii original nu sunt înscrise în clar numele persoanelor semnatare, se completează (SS) „indescifrabil“.

     Pe duplicat se menţionează următoarele înscrisuri suplimentare, scrise cu tuş sau cu cerneală de culoare roşie, într-un spaţiu corespunzător, după cum urmează:

a) pe faţa actului de studii, în partea de sus: „DUPLICAT“;

b) pe versoul actului de studii: „Acest DUPLICAT este eliberat conform Aprobării ............ (denumirea unităţii de învăţământ care a aprobat eliberarea duplicatului) nr. ... din ...........................

Confirmăm autenticitatea înscrisurilor cuprinse în prezentul act de studii.“, text care se certifică prin semnătură atât de directorul, cât şi de secretarul-şef/secretarul unităţii de învăţământ aflaţi în funcţii la data eliberării, aplicându-se şi sigiliul unităţii de învăţământ. Timbrul sec se aplică în locul marcat.

     Duplicatele poartă, în partea de sus, seria şi numărul actului original eliberat. Pe duplicat se înregistrează numărul şi data eliberării, număr care se completează cu cerneală roşie în Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii. În Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii, la titular, se menţionează, cu cerneală roşie, seria şi numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare şi data eliberării. Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: număr curent, numele, iniţialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria şi numărul formularului, numărul dat de unitatea de învăţământ, anul absolvirii, menţiuni - seria şi numărul actului original - urmându-se aceeaşi procedură ca pentru actele de studii originale.

     În registrul matricol şi pe matca/cotorul actului original, când actul s-a eliberat din carnet cu matcă/cotor, se consemnează seria şi numărul duplicatului eliberat.

     Termenul pentru eliberarea duplicatelor este, de regulă, 90 de zile de la aprobarea cererii. Duplicatul se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10 din regulament. În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite a duplicatului din vina unităţii de învăţământ emitente, se eliberează un alt duplicat, cu respectarea prevederilor art. 39 din regulament.

Prevederi privind conţinutul şi formatul actelor de studii şi al documentelor şcolare, precum și cele ce privesc gestionarea actelor de studii şi a documentelor şcolare, disponibile AICI