Procedura de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE, aprobată prin Ordinul Ministerului Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale nr. 1.107 din 6 mai 2025 a fost publicată în Monitorul Oficial al României nr. 430 din 9 mai 2025.

     Conform pct. 1 din procedură, au obligaţia de a întocmi şi accesa Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE, de a completa şi transmite în acesta elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea acestuia, denumite în continuare date, următoarele categorii de angajatori:

1. persoane fizice sau juridice de drept privat;
2. instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
3. misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.

     Unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:

1. au primit delegare de competenţă pentru încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă;
2. au primit delegare de competenţă pentru completarea şi transmiterea datelor în Registru.

     Registrul cuprinde datele existente în baza naţională de date, transmise de angajatori, potrivit prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 161/2006 privind întocmirea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, ale Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale Hotărârii Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor.

     Registrul se completează cu respectarea prevederilor Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE, prin utilizarea portalului reges.inspectiamuncii.ro. Completarea şi transmiterea datelor în Registru, precum şi prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulţi salariaţi, desemnaţi prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispoziţiilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor).

     Angajatorii prevăzuţi la lit. a) şi c) de mai sus pot contracta serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, astfel cum sunt definiţi la art. 2 lit. b) din Hotărârea Guvernului nr. 295/2025, cu respectarea obligaţiilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal. În această situaţie, completarea şi transmiterea datelor în Registru se realizează de prestatorii contractaţi sau de către salariaţii proprii ai acestora, desemnaţi prin decizie scrisă.

     Angajatorii care au contractat serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru au obligaţia de a completa şi transmite în acesta, utilizând opţiunea „Delegare“, următoarele date:

1. datele de identificare ale prestatorului - CUI/CIF, denumirea prestatorului;
2. data încheierii contractului de prestări servicii;
3. data de început a prestării de servicii;
4. durata contractului de prestări servicii;
5. data încetării contractului de prestări servicii.

     Transmiterea datelor se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii. În cazul în care, pentru înfiinţarea, completarea şi transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicaţii informatice proprii de gestiune a salariaţilor, aceste aplicaţii trebuie să cuprindă şi să furnizeze elementele/datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.

Reglementări legate de transmiterea Registrului, precum și despre obţinerea extraselor din Registru, disponibile AICI