Miercuri, în Monitorul Oficial nr. 110 din 7 februarie 2024, a fost publicată Hotărârea nr. 123 din 12 decembrie 2023 pentru aprobarea Normelor privind instituirea de către auditorii financiari și firmele de audit a măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului.

În contextul modificării cadrului legal primar din domeniul prevenirii și combaterii spălării banilor, actul normativ menționat vine cu noi norme pentru auditorii financiari și pentru firmele de audit, cele mai importante prevederi fiind cele referitoare la obligațiile generale, desemnarea persoanelor responsabile, măsurile de cunoaștere a clientelei, precum și cele referitoare la instruirea angajaților, păstrarea documentelor și raportarea tranzacțiilor suspecte.

Auditorii financiari și firmele de audit sunt entități raportoare supravegheate și controlate de Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB) și trebuie să respecte legislația relevantă în domeniul prevenirii spălării banilor.

Pentru activitatea proprie, corespunzător naturii și dimensiunii activității desfășurate, firmele de audit au obligația de a desemna una sau mai multe persoane, din cadrul firmei, care au responsabilități în aplicarea legislației în domeniul combaterii și prevenirii spălării banilor, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate, cu aprobarea conducerii entității. Documentele întocmite în acest sens se păstrează la sediul firmei de audit.

În procesul de selecție a persoanelor desemnate, firmele de audit au în vedere persoane potrivite și competente, luând în considerare, cel puțin:

• abilitățile și cunoștințele în domeniul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului, atât înainte de a fi desemnate, cât și ulterior, în mod continuu;
• reputația profesională, care poate avea la bază inclusiv cazierul judiciar și referințe ale angajatorilor anteriori.

   Firmele de audit au obligația de a înregistra și păstra în evidențele proprii toate documentele în format letric cu semnăturile olografe ale reprezentanților acestora sau în format electronic, înregistrate în cadrul entității, prin care sunt selectate și testate persoanele desemnate, pe care le pun la dispoziția autorităților cu atribuții de control, la cererea acestora.

   Totodată, firmele de audit sunt obligate să instituie proceduri corespunzătoare privind raportarea, la nivel intern, a încălcărilor de orice natură a reglementărilor legale în domeniu, de către angajați sau persoanele aflate într-o poziție similară, printr-un canal specific, independent și anonim.

   De asemenea, firmele de audit sunt obligate să ia de îndată toate măsurile necesare pentru a asigura protecția din punct de vedere juridic a angajaților și a reprezentanților lor, care raportează, fie la nivel intern, fie către Oficiu, suspiciuni de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului, față de expunerea la amenințări, la represalii sau la acțiuni ostile, în special la acțiuni nefavorabile sau discriminatorii la locul de muncă, inclusiv să asigure confidențialitatea cu privire la identitatea acestora.

   Mai mult, firmele de audit au obligația de a crea mecanisme de protejare a persoanelor desemnate, inclusiv prin acordarea dreptului de a se adresa în nume propriu pentru a semnala autorităților statului încălcări de orice natură ale Legii nr. 129/2019 în cadrul firmei de audit, caz în care identitatea le va fi protejată în mod corespunzător.

   În funcție de natura și volumul activității desfășurate, precum și de particularitățile relațiilor de afaceri, clienților și misiunilor prestate, auditorii financiari și firmele de audit stabilesc politici și norme interne, mecanisme proprii de control intern și proceduri interne de administrare a riscurilor de spălare a banilor și finanțare a terorismului, aplicabile atât în activitatea proprie, cât și în relația cu clienții, care includ cel puțin următoarele:

• măsuri aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei;
• proceduri de administrare a riscurilor care conțin cel puțin măsuri de identificare; evaluare și gestionare și diminuare a riscurilor;
• proceduri privind criteriile, aspectele, termenele în care elementele comune ale operațiunilor care au o legătură între ele prezintă relevanță, precum și alte scenarii ce ar putea da naștere unor tranzacții legate între ele;
• proceduri care stabilesc mecanismele de control intern, de comunicare și management de conformitate;
• măsuri aplicabile în materie de raportare și furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente;
• măsuri de păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor;
• politici de instruire și evaluare periodică a angajaților;
• proceduri care stabilesc mecanisme ce cuprind măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii.

   Auditorii financiari și firmele de audit au obligația de a asigura o funcție de audit independent în scopul testării normelor, procedurilor, mecanismelor și politicilor prevăzute mai sus, atunci când, în ultimul exercițiu financiar încheiat, depășesc cel puțin două dintre următoarele criterii:

• total active: 16.000.000 lei;
• total cifră de afaceri netă: 32.000.000 lei;
• numărul mediu de salariați: 50.

   Cu privire la măsurile de cunoaștere a clientelei, noile norme prevăd că entitățile vizate sunt obligate să elaboreze norme interne pentru cunoașterea clientelei, inclusiv a beneficiarilor reali. Acestea includ verificarea identității și a informațiilor clienților, precum și monitorizarea continuă a relațiilor de afaceri.

   Referitor la instruirea angajaților, auditorii financiari și firmele de audit trebuie să asigure instruirea angajaților în conformitate cu cerințele legale și să efectueze verificări periodice pentru a se asigura că angajații înțeleg și aplică corespunzător legislația prevenirii spălării banilor.

Pentru mai multe detalii, accesați Normele din 12 decembrie 2023!