Statele de salarii pot fi păstrate timp de cinci ani

Statele de salarii se vor păstra timp de 5 ani, în loc de 50, potrivit unei legi publicate recent în Monitorul Oficial. Modificarea adusă Legii contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 referitoare la termenul de păstrare reprezintă însă o prevedere cu caracter de excepție.

Legea nr. 195 din 4 iulie 2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991 a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 668 din 4 iulie 2022.

După cum este precizat în expunerea de motive, „obligativitatea arhivării statelor de salarii pentru o perioadă de 50 de ani este nemotivată și de natură să aducă costuri suplimentare nejustificate pentru arhivarea documentelor financiar-contabile de către societăți, atât pentru cele care își desfășoară activitatea, cât și pentru cele radiate, impunându-se adaptarea legislației la context practic".

Subliniem însă că noul act normativ instituie o excepție de strictă interpretare, angajatorii trebuind să manifeste o atenție sporită la actuala reglementare.

Astfel, registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepția statelor de salarii, care se păstrează timp de 50 de ani.

  Prin completarea articolului 25 din Legea contabilității, se introduce o excepție pentru statele de plată pentru care angajatorul are o declarație fiscală informativă (205) depusă, respectiv cele pentru care angajatorul are obligația depunerii declarației actuale 112. Pentru aceste state de plată, termenul de păstrare se reduce la 5 ani.

  Concret, alin. (1^1) al art. 25 introdus prin noul act normativ, are următorul conținut:

„(1^1) Începând cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declarație informativă privind impozitul reținut la sursă, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligația legală de a depune declarația privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit şi evidența nominală a persoanelor asigurate, la Agenția Națională de Administrare Fiscală, se păstrează timp de 5 ani”.

  Dacă nu sunt întrunite condițiile prevăzute în alineatul anterior, termenul de păstrare al statelor de plată rămâne în continuare de 50 de ani, potrivit regulii stipulare de alin. (1).

  Nu în ultimul rând, subliniem că noua prevedere fixează începutul termenului derogatoriu ca fiind 1 ianuarie 2023. Așadar, angajatorii trebuie să fie atenți la calculul acestui termen de cinci ani, rezultând că doar după 1 ianuarie 2028 pot să nu mai păstreze statele de salarii care îndeplinesc condiția de la alineatul 1^1.

Forma consolidată a Legii contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 se poate accesa AICI.