Instanțele în era Optimapp: modificările Regulamentului de ordine interioară

     Începând cu 24 iunie 2025, instanțele judecătorești din România aplică un nou set de norme digitale și administrative, ca urmare a modificărilor și completărilor aduse Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, prin Hotărârea Consiliului Superior al Magistraturii (CSM) nr. 1.505 din 17 iunie 2025 pentru modificarea şi completarea Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, aprobat prin Hotărârea Secţiei pentru judecători a Consiliului Superior al Magistraturii nr. 3.243/2022, publicată în Monitorul Oficial al României nr. 586 din 24 iunie 2025. Aceste modificări reflectă tranziția clară spre un sistem de justiție modern, orientat spre eficiență, transparență și tehnologie.

     Cu caracter de noutate, Hotărârea nr. 1.505/2025 introduce aplicața informatică Optimapp în managementul instanțelor. Astfel, trei noi articole din regulament reglementează utilizarea aplicației Optimapp:

• art. 11¹ prevede ca cei ce conduc instanțele (președinți, vicepreședinți, etc.) să folosească instrumente digitale în activitatea managerială, cu sprijinul specialiștilor IT.
• art. 49¹ dispune ca prim-grefierii, grefierii-șefi și grefierii-șefi de secție să integreze aplicația Optimapp în activitățile de organizare și evidență.
• Conform art. 79¹, personalul compartimentelor economico-financiare, administrative și de relații publice va utiliza funcționalități dedicate în aceeași aplicație.

     Toate aceste categorii pot transmite propuneri de îmbunătățire a aplicației către CSM.

     Registrele și condicile instanței se țin în sistem informatizat, iar păstrarea pe suport hârtie este permisă doar dacă aplicațiile informatice (ECRIS, Optimapp etc.) nu acoperă toate funcționalitățile. În cazuri justificate, se pot utiliza metode alternative, urmând ca înregistrările să fie completate digital ulterior.

     Art. 94¹ din regulament prevede reguli stricte pentru comunicarea prin e-mail cu instanțele, după cum urmează:

• documentele transmise prin e-mail trebuie să fie exclusiv în format PDF;
• alte formate sau linkuri către platforme de stocare (ex. Google Drive, WeTransfer) sunt interzise, cu excepția solicitărilor exprese ale instanței;
• mesajele neconforme nu vor fi procesate, iar expeditorii vor fi notificați oficial.

     Legiutorul a introdus cerința explicită de confirmare a transmiterii actelor privind cheltuielile judiciare și amenzile aplicate.

     Hotărârea nr. 1.505/2025 consolidează digitalizarea instanțelor, impune standardizare în comunicarea electronică și reglementează cu claritate responsabilitățile administrative. Această reglementare marchează un pas concret în direcția unei justiții moderne, conectate la realitățile tehnologice, dar și riguros organizate la nivel intern.

CLICK pentru reglementările conținute de Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, în forma sa consolidată la zi