Procedura de acordare/retragere a avizului tehnic pentru sistemele electronice de arhivare

     Ministerul Cercetării, Inovării și Digitalizării a emis Ordinul nr. 20.717 din 9 mai 2024 pentru aprobarea Normelor tehnice privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică şi procedura de avizare a sistemelor electronice de arhivare şi pentru abrogarea Ordinului ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 493/2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronica. Actul a fost publicat în Monitorul Oficial nr. 438 din 13 mai 2024.

     Prezentele norme tehnice privind procedura de acreditare a administratorilor de arhivă electronică şi procedura de avizare a sistemelor electronice de arhivare, denumite în continuare norme tehnice, se aplică activităţii de arhivare electronică a documentelor şi stabilesc procedura privind acordarea, suspendarea sau retragerea acreditării administratorilor de arhive electronice, precum şi procedura de avizare şi retragere a avizului tehnic pentru sistemele electronice de arhivare de către Autoritatea pentru Digitalizarea României, autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniul arhivării electronice, denumită în continuare A.D.R.

     Procedura de avizare şi retragere a avizului tehnic pentru sistemele electronice de arhivare este prevăzută în anexa nr. 2 la normele tehnice. Aceasta reglementează acordarea/retragerea avizului tehnic al Autorităţii pentru Digitalizarea României, denumită în continuare A.D.R., pentru sistemul electronic de arhivare pus la dispoziţie de către deţinătorii centrelor de date autorizate sau administratorii de arhivă electronică acreditaţi drept deţinătorii acestora. Stabileşte totodată cerinţele minime tehnice şi de securitate pe care trebuie să le îndeplinească sistemele electronice de arhivare.

     Arhivarea electronică se poate efectua numai prin intermediul unui sistem electronic de arhivare avizat tehnic de către A.D.R. Se supun spre avizare sistemele electronice de arhivare deţinute de persoane juridice române, cu plata taxei de analiză a documentaţiei în vederea avizării în cuantum de 2.500 lei.

     Documentele necesare pentru eliberarea avizului tehnic sunt:

1. cerere adresată A.D.R., conform modelului prevăzut în anexa nr. 2.1 la prezenta procedură;
2. împuternicire şi copie a cărţii de identitate pentru persoana delegată să reprezinte deţinătorul sistemului electronic de arhivare în relaţia cu A.D.R., dacă este cazul;
3. descrierea funcţională a sistemului electronic de arhivare, din care să rezulte că acesta îndeplineşte condiţiile tehnice prevăzute la art. 5;
4. declaraţia reprezentantului legal al persoanei juridice care deţine sistemul electronic de arhivare, din care să rezulte efectuarea testelor de penetrare, perioada de efectuare a testelor, precum şi datele de identificare ale echipei de testare;
5. certificările profesionale ale echipei de testare, recunoscute internaţional. Certificările profesionale agreate pentru efectuarea testelor de penetrare acceptate trebuie să fie în termenul de valabilitate şi să se regăsească în lista prevăzută în anexa nr. 2.2 la prezenta procedură;
6. planul de securitate al sistemului electronic de arhivare, semnat de către deţinătorul acestuia, cuprinzând descrierea măsurilor tehnice şi organizatorice prevăzute pentru asigurarea cerinţelor tehnice enumerate la art. 5 din anexa nr. 2 la normele tehnice;
7. raportul de audit, întocmit cu maximum 60 de zile înainte de data depunerii documentaţiei, de către un auditor IT din Lista auditorilor IT gestionată de A.D.R.;
8. dovada îndeplinirii obligaţiei prevăzute la art. 12 alin. (2) şi (3) din Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, după caz;
9. dovada plăţii taxei de analiză a documentaţiei în vederea avizării în cuantum de 2.500 lei.

     Documentele prevăzute la art. 8 din anexa nr. 2 la normele tehnice se transmit către A.D.R., în limba română, sunt semnate de către reprezentantul legal al deţinătorului sistemului electronic de arhivare şi sunt certificate pentru conformitate cu originalul.

     Documentaţia va fi paginată şi însoţită de un opis. Documentaţia aferentă planului de securitate va avea următoarea structură:

1. informaţii de identificare:

a) denumirea deţinătorului sistemului electronic de arhivare;

b) denumirea sistemului electronic de arhivare;

c) descrierea generală a sistemului electronic de arhivare;

d) datele de contact ale persoanelor responsabile;

2. măsuri pentru securitatea sistemului:

a) evaluarea şi managementul riscurilor potenţiale;

b) identificarea, analizarea şi remedierea riscurilor de securitate în conformitate cu cele mai bune practici în gestionarea acestora;

c) măsurile tehnice de securitate implementate;

d) situaţia cu înregistrarea şi analizarea incidentelor de securitate informatică;

e) măsurile aplicate pentru asigurarea securităţii logice şi fizice.

     A.D.R. va transmite deţinătorului sistemului electronic de arhivare o notificare prealabilă prin care i se aduc la cunoştinţă motivele pentru care se va proceda la iniţierea demersurilor pentru retragerea avizului tehnic.

     Retragerea avizului tehnic pentru sistemul electronic de arhivare se va face de către A.D.R. în următoarele condiţii:

1. asistemul electronic de arhivare nu mai îndeplineşte cerinţele tehnice şi de securitate prevăzute la art. 5 din anexa nr. 2 la normele tehnice;
2. în urma verificărilor la sediul deţinătorului sau pe sistemul electronic de arhivare, se constată nerespectarea prevederilor conţinute în documentaţia de avizare;
3. deţinătorul sistemului electronic de arhivare nu a prezentat raportul de audit menţionat la art. 20 alin. (3) din anexa nr. 2 la normele tehnice;
4. au fost semnalate incidente de securitate, iar deţinătorul sistemului electronic de arhivare nu a transmis notificarea acestora conform art. 20 alin. (2) din anexa nr. 2 la normele tehnice.

     A.D.R. va retrage avizul tehnic dacă, în termen de 30 de zile de la primirea notificării prevăzute la art. 21, deţinătorul sistemului electronic de arhivare nu trimite documentele justificative privind remedierea aspectelor notificate. După retragerea avizului tehnic este necesară parcurgerea procedurii de acordare a avizului tehnic prevăzută în anexa nr. 2 din normele tehnice.

     Prevederile ce vizează Procedura de acreditare şi retragere a acreditării administratorilor de arhivă electronică, precum și Procedura de notificare pentru utilizarea de către persoane juridice române a sistemelor electronice de arhivare deţinute de persoane juridice din orice alt stat membru al Uniunii Europene, disponibile AICI